In 6 Schritten zu Deinem Briefbogen

Im digitalen Zeitalter scheint ein Briefbogen aus der Zeit gefallen. Dabei lässt er sich auch digital verwenden. Ich erkläre Dir, wie Du Dir einen Briefbogen erstellst und wie Du ihn verwenden kannst.


Gestalte den Briefbogen nach DIN 5008

Willkommen in Deutschland. Hier ist alles geregelt. Na ja, nicht ganz. Für Briefbögen gibt es aber tatsächlich eine Norm, die eine Menge Vorteile mit sich bringt. Auch wenn Du Deinen Briefbogen nicht drucken lassen willst, ist es sinnvoll, sich danach zu richten.

Die meisten Buchhaltungsprogramme (z. B. Lexoffice*) ermöglichen, ein PDF mit dem eigenen Briefpapier einzufügen und so die Rechnungen so aussehen zu lassen, wie Du es möchtest. Die Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb der Programme sind eher mäßig und richten sich auch nach der DIN. Wenn Du ohne viele Experimente möchtest, dass Deine Texte an der richtigen Stelle landen, empfiehlt es sich, von Anfang an nach der DIN vorzugehen.


Wähle die Elemente Deines Briefbogens

Ein paar Dinge müssen auf dem Briefbogen zu finden sein:

  1. Firmenname oder Name des Unternehmens
  2. Rechtsform (z. B. GmbH, AG)
  3. Sitz der Gesellschaft (Ort)
  4. Registergericht und Registernummer (bei eingetragenen Unternehmen)
  5. Geschäftsführer oder Vorstand (bei GmbH oder AG)
  6. Kontaktinformationen wie Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  7. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
  8. Handelsregistereintrag (falls vorhanden)
  9. Gegebenenfalls zusätzliche Informationen wie Bankverbindung oder Haftungshinweise.

Es trifft sicher nicht alles auf Dich zu. Am besten machst Du Dich vorher schlau, welche Punkte Dich betreffen.

Dann gibt es noch Dinge, die darauf sein können:

  1. Logo des Unternehmens
  2. Slogan oder Unternehmensmotto
  3. Grafische Elemente oder Hintergrunddesigns
  4. Farben, die das Corporate Design repräsentieren
  5. Zusätzliche Kontaktoptionen wie Faxnummer, Website, Social-Media-Profile
  6. Branchenspezifische Zertifizierungen oder Mitgliedschaften
  7. Markenzeichen oder Zertifizierungslogos
  8. Spezifische Anweisungen oder Hinweise für den Umgang mit dem Brief (z. B. Vertraulichkeitshinweise)
  9. Platz für individuelle Anpassungen oder persönliche Unterschriften
  10. Wasserzeichen oder andere Sicherheitsmerkmale für den Markenschutz.

Das Corporate Design fällt dabei unter: wäre nett, muss aber nicht. Was erklärt, warum manches Briefpapier schlicht zum Fürchten aussieht.



Erstelle das Layout

Nun hast Du alles, was Du benötigst. Das vorgegebene Grundlayout über die DIN 5008 und die Elemente, die Du benötigst und die, die Du möchtest. Daraus baust Du Dir einen hübschen Briefbogen im Programm Deiner Wahl. Da kann ich nicht aus meiner Haut, mein Favorit sind die Adobe-Programme*. Es geht aber genauso gut in jedem anderen dafür gedachten Programm. PowerPoint ist allerdings keine Option.


Überprüfe Deine Gestaltung

Am besten druckst Du Deinen Briefbogen aus und druckst dann im zweiten Schritt einen echten Brief darauf. So siehst Du, ob wirklich alles an der richtigen Stelle steht und merkst, wenn etwas verrutscht ist. Außerdem bekommst Du ein Gefühl dafür, wie es beim Empfänger aussehen wird. 

Wenn Du eine Software nutzt, in der Du den Briefbogen auch einbetten möchtest, solltest Du ihn auch da testen und direkt für die nächsten Dokumente verwenden, sobald Du mit dem Erscheinungsbild zufrieden bist.


Lass ihn drucken

Inzwischen sind die meisten Rechnungen digital und Briefpapier macht nur noch für wenige Dinge Sinn. Schade, es gibt so viele großartige Papiersorten. Dieser Schritt ist nur was für Dich, wenn Du noch echte Rechnungen verschickst, gerne Briefe schreibst oder eine geheime Leidenschaft für Papier hast, die ich unbedingt unterstütze.


Verwende Deine Briefbogen

Am besten erstellst Du ein PDF, welches Du in allen Programmen einbindest, in denen es Sinn ergibt. Ein PDF deswegen, weil dabei den enthaltenen Daten am wenigsten Schaden zugefügt wird. In einer Pixeldatei, wie einem JPG, werden Schriften und Bilder gerne mal unscharf. Etwas komplizierter und mit mehr Aufwand verbunden, ist es, eine solche Datei in den Hintergrund einer Word-Datei zu legen. Doch auch das ist möglich.


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