Briefbogen – Was kann? Was muss?

Briefpapier – Was muss? Was kann?

Das papierlose Büro ist eine gute Sache. Es spart ungemein und hilft der Umwelt. Zum einen wird weniger Papier verbraucht, zum anderen weniger Lagerfläche benötigt.

Soweit die Theorie. Neben der tatsächlichen Post gibt es auch noch die elektronische – besser bekannt als Email – und die geliebte deutsche Bürokratie. Spätestens wenn Du Rechnungen schreibst, kommst Du um einen Briefbogen nicht mehr herum. Dieser kann komplett digital sein, dennoch brauchst Du ihn, es sei denn, deine Rechnung soll weniger professionell aussehen, als es deine Arbeit ist. Dann nimm das, was deine Buchhaltungssoftware Dir vorschlägt. Bei den meisten Programmen lässt sich ein Briefbogen als PDF einbinden. Und mit ein bisschen Kreativität auch so anpassen, dass es nachher gut aussieht und dem eigenen Corporate Design (https://hilkebarenthien.de/corporate-design-der-kleiderschrank-deines-unternehmens) entspricht.

Der Gestaltung eines Briefbogens liegt die DIN 5008 zugrunde. Dabei ist es unwichtig, ob Dein Brief per Mail oder Post versandt wird. Sie besagt Folgendes:

Das Anschriftfeld

Für den Teil, der im Fenster Deines Briefumschlags erscheint, steht Dir eine Größe von 40 x 85 mm zur Verfügung mit weiteren 5 mm für die Absender-Adresse oberhalb der Empfängeranschrift. Platziert wird es mit einem Abstand von 27 mm zum oberen Rand bzw. 45 mm für Fensterbriefumschläge und 20 mm zum linken Rand. Das Anschriftfeld teilt sich in zwei Bereiche auf. Zum einen in die drei Zeilen für postalische Zusätze und Vermerke, zum anderen in den Bereich der eigentlichen Anschrift.

Die Position des Anschriftfeldes ist besonders wichtig, wenn man Rückantwort-Formulare mitverschickt. Wer hat sich noch nicht darüber geärgert, dass auf dem Formular zwar die Empfänger-Adresse steht, das Schreiben aber richtig gefaltet nicht in den Umschlag passt oder die Adresse nicht zu sehen ist?

Betreff

Zwei Zeilen unterhalb des Adressfeldes folgt der Betreff. An dieser Stelle ist es besonders wichtig, auf den richtigen Abstand zu achten, sonst wird es beim Falten für den Fensterumschlag wieder schwierig.

Der Text

Und nun darfst Du schreiben, was immer Du möchtest. Fang dabei am besten mit einer Anrede an und lasse dann eine Zeile frei.

Da viele Schreiben abgeheftet werden, empfiehlt es sich, den Text mind. 2,5 cm vom linken Seitenrand weg zu halten.

Unterschrift

Mit einer Leerzeile Abstand folgt der Name der Firma/Behörde nach der Grußformel. Des Weiteren folgt die handschriftliche Unterschrift mit drei Leerzeilen Abstand.
Die maschinelle Wiederholung des Vor- und Nachnamens geschieht unterhalb der Unterschrift. Diese Namenswiedergabe ist sinnvoll, obwohl sie nicht zwingend vorgegeben ist. Soll vor der Unterschrift ein Zusatz geschrieben werden, so wird dieser direkt vor die Unterschrift gesetzt.

Die Schrift

Auch beim Briefpapier bleibst Du in deinem Corporate Design und wählst die Schriften hier entsprechend für alle Elemente aus. Grundsätzlich gilt, eine Schriftgröße von 8 Punkt ist das Mindeste. Alles darunter wird auch für Menschen mit guten Augen schlecht lesbar. Bei „jungen“ Schriften (also Schriften, die erst im Computerzeitalter entstanden sind) haben die Schriftgrößen oft wenig Aussagekraft. Da sind es nur Richtwerte. Druck es Dir am besten einmal aus und sieh selbst, ob Du es gut lesen kannst.

Soweit die Norm. Je nachdem, was Du machst, gibt es noch eine Reihe von Vorschriften zum Inhalt. Dazu kann ich nur sagen: Vergiss bei Rechnungen nicht die Bankverbindung auf Deinem Briefbogen. Selbst wenn Du sie auch noch mal in die Rechnung schreibst, der Mensch ist ein Gewohnheitstier und sucht sie immer im Fußbereich oder auf der rechten Seite des Papiers.

Für Fragen stehe ich Dir gerne mit Antworten zur Seite.

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